Fundsachen einfach erfassen, verwalten und zurückgeben
OLAF unterstützt Fundbüros bei der strukturierten Erfassung, standortübergreifenden Verwaltung, Recherche und Ausgabe von Fundgegenständen. Für Kommunen, Bildungseinrichtungen, Veranstaltungsorte, Unternehmen und temporäre Fundstellen.
Wenn Fundsachen über Listen, Orte und Personen verteilt sind, wird jeder Vorgang unnötig aufwendig
Viele Fundbüro-Prozesse wachsen historisch: handschriftliche Listen, mehrere Ablageorte, einzelne Zuständigkeiten und fehlende Dokumentation. Genau dort setzt OLAF mit einer zentralen, klaren Arbeitsoberfläche an.
Vorher
- Handschriftliche Listen oder Excel-Dateien
- Unterschiedliche Ablageorte ohne Gesamtübersicht
- Schwer nachvollziehbare Übergaben
- Zeitaufwendige Suche nach passenden Gegenständen
- Mehrere Standorte ohne gemeinsame Verwaltung
Mit OLAF
- Zentrale Erfassung mit Bildern, Kategorien und Status
- Gemeinsame Standortverwaltung inklusive Historie
- Nachvollziehbare Anfragen, Umlagerungen und Ausgaben
- Schnelle Recherche über Merkmale und Standorte
- Klare Rollen und geregelte Zuständigkeiten
Alle wichtigen Fundbüro-Abläufe in einer gemeinsamen Lösung
Fundsachen erfassen
Gegenstände mit Beschreibung, Kategorie, Fundort, Datum, Aufbewahrungsort, Bildern und weiteren Angaben dokumentieren.
Zentrale Suche
Fundsachen über verschiedene Merkmale und Standorte hinweg schnell recherchieren.
Mehrere Standorte
Mitarbeiter können für mehrere Standorte arbeiten, Fundsachen durchsuchen und Anfragen bearbeiten.
Umlagerungen dokumentieren
Standortwechsel und Transporte, beispielsweise in ein Zentrallager, nachvollziehbar erfassen.
Temporäre Standorte
Temporäre Fundbüros für Konzerte, Veranstaltungen, Messen oder andere zeitlich begrenzte Einsätze anlegen.
Massenumlagerung
Nach Veranstaltungsende mehrere Fundgegenstände gemeinsam an einen anderen Standort oder in ein Zentrallager verschieben.
Anfragen bearbeiten
Anfragen zu verlorenen Gegenständen strukturiert prüfen, bearbeiten und dem passenden Fundstück zuordnen.
Ausgabe dokumentieren
Rückgaben nachvollziehbar festhalten: Empfänger, Mitarbeiter, Zeitpunkt und Bezug zum Fundstück.
Ausgabeprotokoll als PDF
PDF-Protokolle mit Unterschriftsfeldern erzeugen, herunterladen, ausdrucken und ablegen.
Rollen und Berechtigungen
Mitarbeiter erhalten nur die für ihre Arbeit notwendigen Zugriffe und Zuständigkeiten.
Vom Fund bis zum Ausgabeprotokoll in klaren Schritten
Fundgegenstand erfassen
Gegenstand mit Beschreibung, Bildern, Kategorie und Fundort anlegen.
Standort und Aufbewahrung festlegen
Standort, Lagerplatz und Zuständigkeit sauber dokumentieren.
Anfrage prüfen
Anfragen strukturiert bearbeiten und dem passenden Fundstück zuordnen.
Ausgabe dokumentieren
Empfänger, Eigentumsnachweis und Ausgabevorgang nachvollziehbar erfassen.
PDF-Protokoll erzeugen
Übergabeprotokoll bereitstellen, herunterladen und intern ablegen.
Vom Veranstaltungsfundbüro bis zum Zentrallager
OLAF unterstützt zeitlich begrenzte Fundstellen ebenso wie dauerhafte Lager. So bleiben Fundsachen während einer Veranstaltung erfassbar und können nach dem Ende gesammelt in ein Zentrallager überführt werden.
- Temporären Standort für eine Veranstaltung anlegen
- Fundsachen während der Veranstaltung direkt erfassen
- Mitarbeiter gezielt diesem Standort zuordnen
- Offene Fundsachen gesammelt auswählen
- Per Massenaktion in ein dauerhaftes Lager umlagern
- Alle Bewegungen nachvollziehbar dokumentieren
Geeignet für unterschiedliche Fundbüro-Strukturen
Kommunale Fundbüros
Zentrale Prozesse für Städte, Gemeinden und Bürgerdienste.
Schulen und Hochschulen
Verlorene Gegenstände auf Campus, in Sporthallen und Verwaltungsbereichen organisieren.
Konzerte und Veranstaltungen
Temporäre Fundstellen für Hallen, Messen, Festivals und Veranstaltungsflächen.
Verkehrsbetriebe
Standortübergreifende Verwaltung für Depots, Servicepunkte und zentrale Lager.
Hotels und Freizeiteinrichtungen
Klare Abläufe für Gäste, Mitarbeiter und interne Rückgaben.
Unternehmen und größere Standorte
Nachvollziehbare Prozesse für Empfang, Werksgelände und interne Services.
Strukturierte Abläufe mit klaren Zuständigkeiten
OLAF unterstützt eine zentrale, rollenbasierte Verwaltung von Fundsachen. So lassen sich Änderungen, Umlagerungen und Zuständigkeiten deutlich besser nachvollziehen als in verteilten Einzelprozessen.
Fundbüro-Prozesse endlich zentral organisieren
OLAF verbindet Erfassung, Recherche, Standortverwaltung, Anfragen, Umlagerungen und Ausgabe in einer gemeinsamen Lösung.
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